凱莉 Kerry．發佈於 2025.01.10
大家好，我是凱莉。
今天想和大家分享，我近期二個月都沒發影片，人究竟消失到哪裡去了呢？
答案就是，我竟然想不開，在12月初、新北耶誕城附近的藝文中心、主揪籌劃執行高達120人的古箏成果發表會，同時這當中，也是我人生第一次上台，演奏古箏3首曲子，包括一開場要和同組組員一起合奏《菊次郎的夏天》、《相思海》，以及獨奏時，自己一個人要背譜、演奏具有檢定考級四級難度的《春苗》，活動結果竟然可以有效率到提早1小時就圓滿落幕了，多數的人，包括演奏的同學、受邀參加的親友、各個音樂老師及帶來的工作人員，也是在開心的情況下，順利參加活動，還可以趕在下午五點前離開新北耶誕城的塞車人潮。
到底在難度、壓力都超標，沒錢、沒權、沒具體資源、光是做好自己負責的事情就阿彌陀佛的情況下，何必要當那個吃力不討好的主揪呢？以下就請各位看官聽我娓娓道來。
１．I人、J人天生當主揪的命？後天養成幕僚職業病？
前陣子流行MBTI人格測驗，我檢測出來是人口最稀有的INFJ提倡者，我還滿認同的，尤其是I人內向型人格、J人判斷型人格，習慣把所有事情先規劃，直覺（N）、情感（F）的部分，容易察覺他人情緒，對人際關係感到敏感，所以我平常最喜歡一個人在家裡，有事約好才會出門，如果要我當主揪的話，基本上都是我已經預估到，如果沒有我，大家包括我在內，整體成績會很差或嚴重受到影響、場面會亂七八糟、參加的人情緒從喜怒哀樂到只剩下怒跟哀的地步，我評估我自己的能量夠應付這麼多人的場合的話，我就比較有意願承擔起主揪這個角色。
講完了自己的人格特質有當主揪的命，接著還要聊到底後天是怎麼養成幕僚職業病？要怎麼樣當主揪，可以借力使力，避免吃力不討好呢？
這就要從我小時候的成長背景說起，對從小就在大家族生活的我來說，和各種親友打交道算是一種必要的生存方式。
比較特別的是，外婆家附近，因為離廟口很近又有團拜需求，所以幾個阿嬤們，加起來破千歲，很常群聚，一邊帶孫子、一邊煮大鍋菜要拜拜，那個時候，我剛好是一群孫子當中，年齡偏大的孫女，常常得幫忙注意現場和照顧其他小朋友；至於我爸這邊的家族，由於我爸是長子長孫，加上單親的關係，所以逢年過節的時候，我也常常處理長媳傳統上招呼親友的工作。
等到念書階段，從國小到研究所，基本上分組報告的組長、某個科目的小老師、班級幹部、大學班代，我都常擔任過，這當中也有很多的辛酸史，例如開會時間沒人來被放鴿子、同學嚴重遲交報告好幾天提醒他還被惡人先告狀等等鳥事，這些以後另聽我開一集道來。
更嚴重的是，研究所畢業後，我在政府機關擔任幕僚工作8年的時間，舉辦記者會、公聽會、政策會等大小活動幾乎是每天都會發生的事。因此，只要工作做到上手以後，其實處理事情起來，就會像呼吸一樣自然，甚至到了一種職業病的程度，一旦預估到其他活動現場可能會亂糟糟，就會像服飾店員已經離職但還是會自動反應將衣服摺好，也會希望自己參加的活動都是可以順利進行的狀態。
這當中比較困難的是，如何確保活動當天，人事時地物都能有效串連起來？這個部分要做好的話，很大的比例需要事前規劃及多次確認；再來，比較有專業難度的是，依我多年辦活動的經驗，基本上我們需要先做好心理建設，先假定多數人對活動的認知是一張白紙，包括一般民眾、其他同事，甚至是主管都不一定清楚活動內容的情況下，我們需要協助每個人都能在短時間內，最好是10秒內，知道自己目前和後續要做哪些事？避免活動卡關、活動超時，容易造成民眾、合作單位當天體驗不佳，累積過多負面觀感，除了會減少未來參加的意願之外，主辦單位還會面臨罰款問題。
因此，想要辦好一個活動，除了每位演奏者準備好自己負責的演奏工作之外，更重要的是，我們需要確保每個流程、每個項目（包括人事時地物）都能順利運作，甚至同項目有組長、組員可以互相提醒合作，提早做好工作。
２．12月1日事前彩排
我們都知道，活動當天前，最好至少一周前要進行事前彩排，就跟大學分組報告前，要先進行小組開會演練一樣，通常分組報告、成果發表會這種屬於提倡、學習、公益性質的活動，由於不像私人企業或政府機關辦活動，有權力或強制力要求成員做事，在成員不一定出席，出席的成員也不一定瞭解自己所有負責項目，瞭解自己負責項目的成員也不一定清楚如何和同項目組員互相提醒合作？的情況下，會更需要像班代、班會會議紀錄，在公司的話，就類似於秘書、助理的幕僚角色，讓大家知道活動當天，自己要做什麼？同組組長、組員要做什麼？以及整個活動到底要做什麼？
隨著彩排日期越來越接近，只剩三天，幕僚職業病的我，發現相較於大學分組報告、或在公司進行開會簡報等靜態活動，古箏成果發表會要串連的人事時地物的繁雜度更高、不確定因素也更多，原因在於彩排項目，除了在古箏教室，模擬演練從12:30集合到17:00確定散場等大項目好掌控之外，過程當中需要處理的細項很多，例如需要依據各流程時間、依序上台的合奏同學、獨奏同學、老師等人數不同，搭配每個人對應的古箏、鋼琴、椅子、譜架編號，同時也要注意每個成員的走位順序和節目流暢度，需要分組分批進到後台換裝準備，上一位演奏同學一旦下台、工作人員就要馬上替換樂器讓下一組演奏同學上台使用，同時確保每位下台已經表演完的同學都有自己的座位可坐。
一旦哪個環節漏掉，觀眾很容易就會看到卡關問題，除了給人一種很不專業的印象之外，對花很多時間準備演奏的同學來說，也是一件非常可惜的事，所以我就在彩排前三天，主動和古箏老師提議「音樂演奏和邀請來賓是老師的業務專業，活動當天老師一個人加上場地限制，最多顧得了後台學生和工作人員，其餘舞台前的流程掌握和幕僚工作，我預估需要我來協助籌劃執行。」，解決很多音樂人是感知型（P人）的困擾，於是在老師的授權下，我就開始彙整初期很多分散的資訊，並擬訂「會議紀錄」初稿版本，裡面會提到對外的節目單、邀請函，對內的場地佈置規劃、時程表、人員統計（包括演奏人員、工作人員、來賓人數）、物品清單與服裝儀容要求，這個範本word連結網址，我也會另外提供在說明欄，適合不小心、不得已、想要把主揪籌劃執行做好、有一日室內表演活動需求的人，提供一個實用的參考依據。
之後在12.1彩排當天，演奏同學將近一半的人都有出席，基本上合奏組、獨奏組、工作人員組、老師，每一組至少一個人有一份「會議紀錄」初稿版本可以參考，其他同組同學也可以藉著共同閱讀的時候，彼此認識互相提醒，遇到流程哪裡有問題、有調整需求，也可以及時討論反應，最後再修正成正式的會議紀錄，讓所有成員都可以很快瞭解到每個流程項目。
３．12月8日活動當天
即便有事前彩排，即便有會議紀錄規劃每個人、每組成員要負責的項目，再三叮嚀，當天還是會出現很多突發狀況，但也所幸有事前彩排和會議紀錄，當天才有彈性因應的空間。
例如：
狀況一，再三叮嚀，還是有人會遲到（但好險事前有和老師劃分工作，所以當天老師在舞台忙著幫所有古箏調音的時候，我剛好可以去座位區點名，並打電話提醒同學出席）。
狀況二，還是會有人忘了隨身物品（但好險活動當天，第一時間有特別指定某個工作人員置物桌，一旦失主返回隨機問任何成員，大家回答一致就可以方便找回物件）。
狀況三，還是會有人忘了帶票券（但好險事前有和老師劃分工作，和邀請來賓有關，就請老師處理）。
狀況四，還是會有人擔心錯過進出場順序（流程掌握，和我有關，我就自己寫好大字報，提醒在座位的同學之後要進去後台的時間。）
當然，活動當天彈性調整的項目還有很多，在有會議紀錄當作基本盤的情況下，我們至少可以確保大項目達標，例如演奏同學、工作人員、老師、來賓、所有樂器、椅子、譜架等器材都準時出席、準備好，每個演奏同學都依流程進後台、上台演奏、下台坐定位，至於其他小項目，例如上台發言、頒獎、拍照打卡都還有調動的空間。
等我盯場、確定所有人都演奏完，有空認真確認舞台高處電子鐘的顯示時，時間竟然才剛過16:00不久，不僅沒有最擔心的超時問題，還很有效率的提早完成將近1小時！等於節省了120個人，每人1小時，總共120小時的時間！多數人都是很開心來參加的狀態，又可以提早散場避開新北耶誕城的塞車時間，我自己也是驚訝到一個不行！
４．結論
最後，到了總結的部分。
幫大家整理當好主揪的關鍵：
第一，確認自己當主揪的意願和能力？要嘛不要做，要做就盡力做好，先做心理建設其他人對活動內容認知是一張白紙。
第二，提前擬訂會議紀錄，初稿版本用於事前彩排，裡面有對外的節目單、邀請函，對內的場地佈置規劃、時程表、人員統計（包括演奏人員、工作人員、來賓人數）、物品清單與服裝儀容要求，經彩排修正後，再提供會議紀錄正式版本給演奏人員和工作人員。
第三，即使再三叮嚀，當天突發狀況還是會很多，但慶幸有事前彩排和會議紀錄當作基本盤，又有分組分工，因此先確保所有人和物都能準時出席和準備好之後，其他小項目都還有微調的空間，讓活動在相對開心的情況下，提早圓滿落幕喔！
以上是今天的影片內容。
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▶ 資料來源 References：
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．20250102 中天新聞-「2024新北耶誕城」璀璨落幕！48天吸引逾770萬人次 創歷年新高，網址：https://tw.news.yahoo.com/2024%E6%96%B0%E5%8C%97%E8%80%B6%E8%AA%95%E5%9F%8E-%E7%92%80%E7%92%A8%E8%90%BD%E5%B9%95-48%E5%A4%A9%E5%90%B8%E5%BC%95%E9%80%BE770%E8%90%AC%E4%BA%BA%E6%AC%A1-%E5%89%B5%E6%AD%B7%E5%B9%B4%E6%96%B0%E9%AB%98-072702177.html
．20250110 16personalities，性格類型，網址：https://www.16personalities.com/ch/%E7%B1%BB%E5%9E%8B%E6%8F%8F%E8%BF%B0
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